Het voelt voor onze Kamer Kennemerland inmiddels als een eeuwigheid terug, maar toch was het nog geen vier maanden geleden dat we jullie in grote getalen mochten verwelkomen tijdens ons College van Afgevaardigden in Heemstede en Haarlem. En wat hebben we daar van genoten en we kijken er met plezier op terug.

Toen we in 2018 aan dit avontuur begonnen, had ik niet kunnen bedenken wat voor een enorme kick het zou geven om aan het eind van de dag als Kamer gezamenlijk zo te staan springen van vreugde. Tijdens het CvA presenteerden we een bomvol programma met sprekers als Fred Teeven, Jos Wienen, Susan Smelt, Maria Genova en Merijn Everaarts. Het overkoepelende thema’s was ‘Take a Risk’: risico’s nemen, risico’s vermijden en risico’s managen. In totaal waren er 25 programmaonderdelen en uiteraard hebben we de avond afgesloten met een knallend feest met als thema Las Vegas. We hebben een recordaantal van ongeveer 350 kaarten verkocht en hebben 36 Kamers verspreid over het hele land deze dag met ons mee beleefd. De kaartverkoop ging in sprintjes. Het ging vaak harder toen we Kamers bezochten, een Black Friday acties organiseerden en kaartjes tijdens events verkochten. Ons marketing en communicatieteam heeft werkelijk alles uit de kast getrokken.

Een bestuur op een podium, bordjes in de lucht om moties en amendementen te steunen of te stemmen voor een besluit. Collega-voorzitters van een andere Kamer achter je en je eigen kamerleden naast je, om snel even mee te kunnen overleggen. Geroezemoes, dynamiek en interactie in de zaal. Al zolang JCI Nederland bestaat wordt er een aantal keer per jaar een grote Algemene ledenvergadering gehouden. Waar dit tot een aantal jaren geleden nog een hele dag (of soms 2) duurde, is dit tegenwoordig al teruggebracht tot een effectieve vergadering van 3 tot 4 uur. Als Federatiebestuur hadden we op 9 mei heel graag met alle leden samen in Tiel gezeten om de CvA-vergadering te houden. De huidige coronacrisis zette een streep door deze wijze van vergaderen; het was niet veilig en niet toegestaan.

Uit de comfortzone

Tijden van crisis vragen om een andere aanpak, dus ook het Federatiebestuur moest uit de comfortzone. Dat de vergadering door moest gaan, was snel besloten. Er stonden belangrijke zaken op de agenda. Echter hoe pak je dat aan als we niet op één locatie konden zitten? Voor ons werk Zoomen, Hangouten, Skypen en Teamen we wat af. Maar lukt dat ook met een ledenvergadering? Voor deze unieke situatie hadden wij ook geen draaiboek klaarliggen. Daarom is Federatiebestuur de weken voorafgaand aan de CvA-vergadering achter de schermen druk bezig geweest om uit te vinden wat de beste manier zou zijn.

Uitdagingen genoeg

Een online ledenvergadering houden met honderden deelnemers en verschillende sprekers is van een iets andere orde dan online met je Kamer vergaderen. Welke applicatie willen we gebruiken en welke stemtool past het beste bij onze situatie? Hoe doe je bijvoorbeeld de roll call waarbij Kamers zich presenteren? Laat je iedereen inloggen of alleen de voorzitters en kijkt de rest dan mee? Hoe houden die voorzitters dan weer contact met hun achterban? Wie geef je spreekrecht tijdens de vergadering? Hoe stem je op een eerlijke wijze? En hoe zorg je er voor dat alle ingelogde voorzitters ook daadwerkelijk aanwezig zijn en op tijd stemmen? Hoe hou je als voorzitter overzicht om te zien waar handen omhoog gaan als leden iets willen vragen? Of doen we de vragen alleen via de chat? Hoe moeten we omgaan met spontane moties tijdens de vergadering? Lukt het dan om ook de slides en de stemtool live aan te passen? En hoe laten sprekers weten dat ze naar de volgende slide willen nu ze zelf niet door kunnen klikken? Kan het bestuur wel op één locatie zitten, met 1,5 meter veilige tussenruimte? Want als secretaris is het voor mij erg fijn om zo nu en dan toch de voorzitter iets te kunnen influisteren. Uitdagingen genoeg!